SPONSORERET
Det er sjældent hæftemaskinen, kopipapiret eller den manglende tusch, der får en plads på dagsordenen til et personalemøde. Alligevel er det ofte de helt små ting, der skaber irritation i en travl arbejdsdag.
Printeren løber tør for papir fem minutter før et møde. Den sidste fungerende kuglepen er forsvundet. En mappe med vigtige dokumenter har ingen fast plads. Eller etiketterne på lageret er blevet så utydelige, at alle bruger ekstra tid på at lede.
Kontorartikler er med andre ord ikke særlig spektakulære. Men de bliver hurtigt mærkbare, når de mangler.
Det interessante er derfor ikke at fylde skabe og skuffer med alt tænkeligt kontorudstyr. Det handler om at have de rigtige basisvarer tæt på dér, hvor arbejdet faktisk foregår.
Begynd med de ting, der bruges hver uge
Et godt kontorlager behøver ikke være stort. Det skal være forudsigeligt.
Hos BilligEmballage spænder kategorien med kontorartikler blandt andet over kopipapir, kuglepenne, stempler, hæftemaskiner, brevordnere, mapper, etiketter, Post-it, whiteboards, sakse og kalendere.
Det er en bred liste, men ikke alle arbejdspladser har brug for det samme.
En webshop har måske større glæde af mærkepenne, etiketter, printerpapir og mapper til følgesedler end af traditionelle brevordnere. Et mindre rådgivningskontor kan derimod have langt større forbrug af notesblokke, papir, ringbind og skriveredskaber.
Det kan derfor betale sig at gennemgå forbruget helt lavpraktisk:
- Hvad løber vi jævnligt tør for?
- Hvad bliver brugt af flere medarbejdere?
- Hvilke varer skaber stop i arbejdet, når de mangler?
- Hvad ligger der omvendt urørt i skabet år efter år?
- Kan nogle varer samles i færre standardtyper?
Den sidste overvejelse er undervurderet. Fem forskellige mapper eller tre slags printerpapir er ikke nødvendigvis en fordel, hvis ingen ved, hvilken variant der skal bestilles igen.
Billige kontorartikler er mest interessante, når indkøbet bliver enkelt
Ved køb af billige kontorartikler er stykprisen naturligvis relevant. Men den samlede arbejdsgang betyder også noget.
BilligEmballage har både kontorartikler og emballage i samme webshop og fremhæver selv idéen om at samle forbrugsvarer i én ordre og på én faktura. For en mindre virksomhed eller webshop kan det være praktisk, fordi printerpapir, etiketter, kuverter og emballage ofte bliver brugt side om side.
På printerpapir alene viser sortimentet, hvor hurtigt et simpelt indkøb kan blive mere nuanceret. Der findes blandt andet almindeligt A4-papir, A3-varianter, kraftigere papir og papir med forstansede huller.
Det betyder ikke, at kontoret skal have dem alle stående. Tværtimod.
Hvis 90 procent af udskrifterne kan klares med almindeligt 80 grams A4-papir, bør dét være standardvaren. Specialpapir kan så købes til de situationer, hvor der faktisk er behov.
Orden behøver ikke ligne et perfekt skrivebord
Et veldrevet kontor er ikke nødvendigvis et kontor uden et eneste papir på bordet.
Orden handler mere om, at ting har en logisk plads. Dokumenter, der skal gemmes, bør kunne arkiveres hurtigt. Varer på lageret skal være tydeligt mærket. Og medarbejderne skal ikke bruge fem minutter på at finde en saks.
BilligEmballage har eksempelvis både mapper og brevordnere til arkivering samt labeltape til opmærkning af hylder, reoler og mapper.
Det er små greb, men de kan skabe en mere enkel arbejdsrytme.
Den bedste måde at købe kontorartikler på er derfor sjældent at bestille mest muligt. Det er at finde de få varer, der bruges hele tiden, gøre dem nemme at genbestille og sørge for, at de ligger dér, hvor folk forventer at finde dem.
Når det lykkes, bliver kontorartikler næsten usynlige. Printeren har papir, mapperne er på plads, og kuglepennen virker. Det lyder banalt – men på en travl arbejdsdag er det præcis sådan, de bør fungere.
