SPONSORERET
Et større firmaevent består sjældent af én leverance.
Lokalet kommer ét sted fra. Lyd og lys håndteres måske af en teknisk leverandør. Catering har sin egen tidsplan. Transport skal passe med programmet, scenografien skal være klar inden gæsterne kommer, og oplægsholdere skal vide, hvor de skal være og hvornår.
Hver enkelt leverandør kan sagtens være dygtig til sin opgave. Problemet opstår i mellemrummene.
Hvem opdager eksempelvis, at scenografiens opbygning kolliderer med tidspunktet, hvor teknikleverandøren skal have adgang? Hvem sørger for, at køkkenet kender den ændrede programtid? Og hvem træffer beslutningen, hvis to leverandører begge har brug for den samme indgang på samme tidspunkt?
Hvis svaret hver gang er virksomhedens egen marketing- eller HR-ansvarlige, kan eventplanlægningen hurtigt udvikle sig til et ekstra fuldtidsjob.
Et eventbureau København kan samle flere tråde hos én projektleder
Ved valg af eventbureau København er det derfor relevant at undersøge, hvordan ansvaret bliver organiseret – ikke kun hvilke idéer bureauet kan udvikle.
Event Republic beskriver eksempelvis en model, hvor kunder ofte følges af den samme projektleder gennem hele processen. Bureauet arbejder med både konceptudvikling, logistik, projektledelse og selve eksekveringen og fortæller desuden, at projektledere i intensive perioder kan sidde fysisk hos kunden op mod arrangementet.
Det giver en vigtig forskel i praksis.
En samlet projektleder behøver ikke selv stå for alle leverancer. Catering kan stadig komme fra én partner og teknik fra en anden. Fordelen ligger i, at nogen har ansvaret for at se leverancerne som dele af det samme arrangement.
For virksomheden bør det derfor være tydeligt:
- hvem der har det samlede projektansvar
- hvem der kommunikerer ændringer til leverandørerne
- hvem der godkender ekstraomkostninger
- hvem der holder den samlede tidsplan opdateret
- hvem der træffer beslutninger på selve eventdagen.
Det kan virke administrativt, men uklare roller bliver først for alvor dyre, når noget ændrer sig.
Den samlede tidsplan er vigtigere end hver leverandørs egen plan
En cateringleverandør kan have en perfekt tidsplan. Det kan teknikholdet også.
Det hjælper bare ikke meget, hvis planerne ikke passer sammen.
Derfor bør større arrangementer have én samlet produktionsplan, hvor afhængighederne mellem de enkelte fagområder er synlige. Hvornår får teknik adgang til lokalet? Hvornår kan scenen bygges? Hvornår kommer blomster og inventar? Hvornår skal sikkerhedspersonalet være på plads? Hvornår åbner registreringen?
Det er netop denne koordinering, der ofte afgør, om afviklingen føles rolig eller hektisk.
Event Republic fremhæver selv erfaring med både mindre arrangementer og konferencer med flere tusinde deltagere samt projektledelse og eventlogistik som centrale kompetenceområder. Bureauet arbejder med arrangementer i Danmark og i udlandet.
Jo større et event bliver, desto flere afhængigheder opstår der. Men kompleksitet handler ikke kun om deltagerantal.
Et arrangement med 80 gæster kan være logistisk krævende, hvis det foregår på flere lokationer, indeholder kompliceret teknik eller har mange specialleverancer. Omvendt kan et større konferenceformat være forholdsvis overskueligt, hvis venue, teknik og catering allerede er tæt integreret.
Derfor bør man ikke vurdere behovet for professionel projektledelse alene ud fra, hvor mange mennesker der kommer.
Se i stedet på antallet af bevægelige dele.
Virksomheden skal stadig eje beslutningerne – men ikke nødvendigvis koordineringen
At bruge et eventbureau betyder ikke, at virksomheden bør aflevere alle beslutninger og først dukke op på dagen.
Tværtimod.
Virksomheden kender sine medarbejdere, kunder, budskaber og interne hensyn bedre end nogen ekstern partner. Derfor bør de vigtigste valg fortsat forankres internt: formålet, budgetrammen, hvem der skal inviteres, og hvilke budskaber arrangementet skal understøtte.
Men der er forskel på at eje beslutningen og at skulle koordinere alle de praktiske konsekvenser af den.
Hvis ledelsen eksempelvis beslutter, at konferencens afsluttende oplæg skal flyttes 30 minutter, bør projektorganisationen kunne omsætte beslutningen til ændringer hos teknik, catering, venue og transport uden at fire interne medarbejdere hver især skal ringe rundt.
Det er her den korte kommandovej bliver værdifuld.
Event Republic beskriver selv tæt samarbejde, forventningsafstemning og én gennemgående projektleder som en del af sin arbejdsform. Bureauet har adresse i Gothersgade i København K og arbejder med blandt andet firmaevents, konferencer, brand activation og internationale arrangementer.
For virksomheden er det derfor værd at spørge meget konkret, hvordan samarbejdet bliver organiseret, før kontrakten underskrives.
Hvem ringer vi til på dagen? Hvem koordinerer leverandørerne? Hvem har den seneste version af tidsplanen? Og hvem opdager det, hvis to aftaler pludselig ikke passer sammen?
De spørgsmål er mindre glamourøse end valg af venue, scene og underholdning, men de har stor betydning for, hvordan eventet faktisk bliver oplevet.
Når ansvaret er tydeligt placeret, kan virksomhedens egne medarbejdere bruge mere af deres tid på gæster, indhold og relationer. De slipper ikke for at være involveret – de slipper for at være det menneskelige forbindelsesled mellem hver eneste leverandør.
Og det er ofte forskellen på at stå til sit eget firmaevent med telefonen i hånden hele aftenen og faktisk have mulighed for selv at være til stede.
